Le rapport annuel 2022 de la vérificatrice générale de Laval, Mme Véronique Boily, a été déposé hier au conseil municipal. Il présente un regard objectif et indépendant sur la performance, de la Ville et des entités de son champ de compétences. Il fait état, notamment, des quatre chapitres découlant d’audits de performance qui ont donné lieu à 31 recommandations. Il s’agit du 7e et dernier rapport annuel de Mme Boily puisque le mandat de 7 ans qui lui a été confié se terminera à la fin 2023.

Madame Boily dresse d’abord le bilan de son septennat au cours duquel son bureau a mené à bien 28 audits de performance et 14 audits d’états financiers. Ces démarches ont eu un impact significatif dans des domaines variés tels que l’éthique, les subventions, la gestion de projets et gestion des terres agricoles. Elle met également en lumière certains défis identifiés par les audits de performance, dont la nécessité d’une clarification des rôles et responsabilités ainsi que les lacunes au niveau de l’estimation des coûts des projets d’investissement ou de maintien des actifs.

Accès aux documents
La vérificatrice générale a voulu s’assurer que la Ville répond aux demandes d’accès aux documents conformément aux exigences législatives et en accord avec les bonnes pratiques de gestion. À la lumière de son audit, elle conclut que le Service du greffe s’est doté de pratiques qui favorisent le traitement des demandes conformément aux exigences de la loi. Cependant, certains éléments pourraient améliorer son efficacité, notamment au chapitre de l’analyse des raisons des dépassements des délais des réponses. De plus, des améliorations doivent être apportées à l’information présentée sur le site web dédié aux demandes.

Le rapport a donné lieu à 6 recommandations destinées au Service du greffe afin d’améliorer l’efficacité, ainsi que la qualité de l’information et la transparence des activités.

La Ville a reçu et traité 9 142 demandes d’accès aux documents et 2 074 demandes de communications entre janvier 2020 et juin 2022, dont 76% ont donné lieu à un accès total ou partiel aux documents.

Cartes de crédit d’affaires et remboursements de frais
La vérificatrice générale conclut notamment que les politiques et procédures qui encadrent l’utilisation des cartes de crédit et les frais remboursés aux employés n’avaient pas été mises à jour et n’étaient pas harmonisées entre elles et avec les objectifs stratégiques en matière de mobilité durable.

Même si la majorité des transactions testées sont adéquatement approuvées, comptabilisées et justifiées, elle note qu’il n’y a aucune limite prévue en matière de frais d’hébergement remboursés et que dans certains cas, les frais d’hébergement sont élevés et ne reflètent pas le souci d’économie attendu dans une gestion de fonds publics. Son audit a donné lieu à 10 recommandations qui ont toutes été acceptées.

La valeur des achats par carte de crédit a augmenté de façon substantielle au cours de la dernière décennie, passant d’environ 80 000 $ en 2012 à plus de 1,1 million $ en 2022, suivant notamment la croissance du commerce en ligne. Le nombre de cartes actives a aussi augmenté, de + de 25% entre 2020 et 2022.

Cartes d’essence
La vérificatrice générale souligne dans son rapport que le Service de police et le Service de sécurité incendie, qui sont les plus grands utilisateurs des cartes d’essence, se sont dotés de directives afin d’en assurer une gestion adéquate. Elle rapporte cependant que les contrôles exercés par le Service de police sont nettement insuffisants pour le volume d’achats, qui s’est élèvé à à 1,5 million $ en 2022.

Elle mentionne aussi que la gestion des cartes d’essence manque de rigueur puisqu’aucun mécanisme ne permet de s’assurer que les cartes actives sont associées à des véhicules en service. Au Service de police, la gendarmerie n’a pas mis en place de registre pour recenser les utilisateurs et les véhicules concernés lors de l’emprunt d’une carte de réserve, bien que 90 000 $ y aient été portés de juin 2020 à mai 2022.

Elle note également que la Ville n’a pas déployé d’activités de surveillance ni mis en place les mesures correctives appropriées. Elle a, entre autres, constaté que de 2020 à 2022, les retards de paiement des soldes de cartes d’essence ont coûté 17 000 $, sans que la situation soit prise en main.

Au nombre de 6, les recommandations visent principalement à améliorer l’efficience des contrôles de gestion pour optimiser l’utilisation des cartes d’essence de la Ville ainsi qu’à assurer une plus grande transparence des achats qui y sont portées. Toutes les recommandations ont été acceptées.

Les cartes d’essence ont totalisé 2,1 M$ d’achats en 2022. En juin 2022, 336 cartes actives étaient associées à un véhicule de police et 106 au Service de Sécurité incendie.

Entretien et réparation des immeubles à l’OMHL
L’OMHL a pour mission d’offrir des logements sociaux et abordables de qualité, de développer le parc immobilier afin de mieux répondre aux besoins des citoyens. Dans un contexte de rareté de logements abordables, la vérificatrice générale a voulu s’assurer que l’entretien du parc immobilier était fait de manière adéquate afin de prolonger la durée de vie des immeubles, en assurer la pérennité et ainsi répondre à la demande.

La vérificatrice générale conclut que l’OMHL a mis en place des pratiques en matière d’entretien et de réparation des immeubles sous sa responsabilité qui favorisent le respect des exigences et des pratiques déterminées ou suggérées par la SHQ, ainsi qu’une gestion efficiente et efficace de ces activités. Cependant, certains éléments pourraient être bonifiés pour maintenir et améliorer la pérennité de son parc immobilier comme la planification de l’inspection préventive, une meilleure gestion des délais pour la remise en état des logements et l’évaluation de la réserve financière pour financer à court terme les projets de rénovation et de maintien des immeubles détenus par l’OMHL.

La vérificatrice a émis 9 recommandations qui visent à renforcer l’efficience et l’efficacité de l’entretien et réparation des immeubles dont l’OMHL est responsable. Elles ont également été acceptées.

On dénombre 2 135 logements gérés par l’OMHL, 1654 en HLM (Habitation à loyer modique) détenus par la SHQ (Société d’Habitation du Québec) et 481 appartenant à l’OMHL. Le déficit de maintien des HLM s’élevait à 134 M$ en 2022.

Suivi des recommandations

Le taux d’application des recommandations de la vérificatrice générale a chuté dans les dernières années. Alors qu’il était supérieur à 85% avant 2018, il s’établissait à 67% en 2022 pour les audits réalisés 4 ans plus tôt.

« J’ai confiance que les différentes mesures mises en œuvre récemment par la direction et la gouvernance de la Ville, ou celles prévues, auront un impact positif sur le taux d’application des recommandations dans l’avenir. », souligne dans son rapport annuel Mme Boily. « D’abord, le comité de vérification s’implique davantage dans le suivi de la mise en œuvre des plans d’action. En 2023, le comité a invité les gestionnaires responsables de 8 plans d’action à lui rendre compte de l’évolution du déroulement et du degré d’avancement de leurs plans. »

De plus, Mme Boily a observé dans les derniers mois que la direction générale encourage, par ses orientations et ses actions, la mise en œuvre des recommandations notamment par sa demande d’obtenir aux trois mois une reddition de comptes sur l’avancement des plans d’action. Le Bureau de la performance organisationnelle propose également un soutien pour la mise en œuvre de certains plans d’action.

Le rapport annuel 2022 du Bureau du vérificateur général et tous les rapports précédents sont disponibles sur le site internet de la Ville de Laval dans la section Administration municipale et la sous-section Gouvernance et vérification/Vérificateur général.